Mal for varmepumpe‑serviceavtale i næringsbygg: konkrete punkter og sjekkliste

Hva denne malen skal løse – og hva den ikke gjør

Dette er en praktisk mal for varmepumpe‑serviceavtaler i næringsbygg, kontor, lager og borettslag.

Artikkelen handler ikke om hva service på varmepumpe er i teknisk forstand – det er dekket i pilarartikkelen. Her får du kun hjelp til å:

• strukturere selve avtalen
• gjøre tilbud sammenlignbare
• unngå gråsoner om pris, omfang og responstid

Bruk innholdet som utgangspunkt for anbudsgrunnlag, rammeavtaler eller reforhandling med eksisterende leverandør.

For en gjennomgang av selve serviceinnholdet, effekt på energibruk og risiko, kan du lese mer om dette i vår hovedartikkel.

1. Avtalens struktur: minimumsblokker som må være med

En serviceavtale som skal tåle både drift, revisjon og leverandørbytte bør alltid ha disse blokkene tydelig beskrevet:

1. Omfang og anleggsliste
2. Frekvens og type servicebesøk
3. Innhold per servicetype (sjekklister)
4. Prisstruktur og tillegg
5. Responstid, beredskap og prioritering
6. Rapportering, dokumentasjon og eierskap til data
7. Ansvarsdeling og forutsetninger hos kunde
8. Endringsrutiner (nye enheter, lokasjoner, oppsigelse)

Resten av artikkelen går punkt for punkt gjennom disse, med konkrete formuleringer du kan gjenbruke.

2. Omfang og anleggsliste: unngå «vi trodde»

2.1. Krav til anleggsliste (vedlegg 1)

Avtalen bør ha en oppdatert anleggsliste som vedlegg. Minimumsfelt:

• Bygg / adresse
• Sone / etasje (f.eks. «3. etasje østfløy»)
• Type anlegg (luft–luft, luft–vann, væske–vann, DX i ventilasjon)
• Fabrikat, modell og serienummer
• Effektklasse / nominell effekt
• Antall innedeler per utedel
• Kritikalitet (A = forretningskritisk, B = komfortkritisk, C = lavkritisk)

Formulering du kan bruke i avtalen:

«Denne avtalen omfatter kun enheter oppført i vedlegg 1 – Anleggsliste. Nye eller utskiftede enheter inngår først når de er registrert i vedlegg 1 og skriftlig bekreftet av begge parter.»

2.2. Rutine for endringer i anleggsmassen

Definer en enkel prosess, f.eks.:

• montør registrerer nye/erstattede enheter senest ved ferdigmelding
• leverandør sender oppdatert anleggsliste + prisjustering innen X dager
• kunde godkjenner før neste fakturaperiode

Dette hindrer at «skjulte» enheter faller utenfor avtalen.

3. Frekvens og type servicebesøk

3.1. Skille mellom hovedservice og enkel kontroll

For å unngå uenighet om kvaliteten på besøket:

• Årlig hovedservice
  Full teknisk gjennomgang etter definert sjekkliste.

• Sesongkontroll / enkel kontroll (valgfritt)
  Kortere sjekk før kritiske perioder (typisk før vinter eller sommersesong).

Eksempel på avtaletekst:

«Hver enhet i kategori A og B skal ha én årlig hovedservice. Enheter i kategori A skal i tillegg ha én sesongkontroll før vintersesong, jf. vedlegg 2 – Servicetyper og sjekklister.»

3.2. Forskjellig frekvens per kategori

Bruk kritikaliteten fra anleggslisten:

• A (forretningskritisk): 1 hovedservice + 1 sesongkontroll per år
• B (komfortkritisk): 1 hovedservice per år
• C (lavkritisk): 1 hovedservice hvert 2. år, eller etter behov

Dette gjør det enklere å begrunne kostnadsnivået internt.

4. Innhold per servicetype: mal for sjekklister

Her er maler du kan bruke som vedlegg. Juster til egen portefølje, men vær konkret.

4.1. Hovedservice luft–luft (kontor, butikk, fellesarealer)

Minstekrav – punkter i sjekklista:

• Innedel
  • demontering av frontdeksel
  • rengjøring av filter, lameller og vifte
  • sjekk og rengjøring av kondensbrett og drenering
  • visuell kontroll av elektriske koblinger og kapslinger
• Utedel
  • visuell sjekk av kabinet, lameller og vifte
  • fjerning av løv, smuss, snø/is
  • kontroll av stativ/brakett, vibrasjonsdempere og festemateriell
  • kontroll av kondensavløp og eventuell varmekabel
• Drift og sikkerhet
  • temperaturmåling inn/ut (temperaturdifferanse)
  • vurdering av driftstrykk opp mot referanseverdier
  • funksjonstest i relevante moduser (varme, kjøl der aktuelt)
  • kontroll av alarmlogg og eventuelle feilkoder

Avtal at sjekklista signeres og legges ved rapporten etter hvert besøk.

4.2. Hovedservice luft–vann / væske–vann (vannbårne anlegg)

Minimum:

• Kontroll av systemtrykk, ekspansjonskar og sikkerhetsventiler
• Rensing av siler/filtre i vannkrets
• Funksjonstest av sirkulasjonspumper
• Sjekk av varmekurve, settpunkter og driftsmoduser
• Temperaturmåling på tur/retur + utvalgte soner
• Kontroll av tappevannsløsning (der varmepumpa også dekker VV)
• Kontroll av kondens/avising ved utedel

Tips: Legg vannside-sjekklista i eget vedlegg, så den kan oppdateres uten å endre hovedavtalen.

5. Prisstruktur: slik bygger du en forutsigbar modell

5.1. Fastpris + tydelige tillegg

En enkel modell som er lett å budsjettere med:

• Fastpris per år som dekker:
  • avtalt antall hovedservice/sesongkontroller
  • reise innen definert sone
  • rapportering i avtalt format
• Tillegg for:
  • deler og større utskiftninger
  • lift, spesialrigg, lange reiser
  • ekstra utrykning utenom avtalt plan

Avtaletekst du kan gjenbruke:

«Fastpris per år inkluderer arbeid, reise og rapportering for de servicebesøk som er spesifisert i vedlegg 2. Deler, løft, utrykninger utenom planlagt service og arbeid utover X timer per bygg per år faktureres etter gjeldende time- og materiellpriser, jf. vedlegg 3 – Prisvilkår.»

5.2. Timepriser og påslag

Definer satser eksplisitt:

• timepris dag, kveld, helg
• utrykkningsgebyr (hvis aktuelt)
• eventuelle påslag på innkjøpte deler (prosent eller fast margin)

Dette fjerner mye friksjon ved akutte saker.

6. Responstid, beredskap og prioritering

6.1. Responstidsmatrise

Lag en enkel tabell som vedlegg:

*kun hvis dere faktisk avtaler vakt/beredskap.

Avtaletekst:

«Kritiske soner (kategori A) og tilhørende enheter er definert i vedlegg 1. Responstid gjelder fra registrert feilmelding i leverandørens system til oppmøte på adresse.»

6.2. Vaktordning

Hvis dere har reelt behov for kvelds-/helg-beredskap:

• beskriv tid (f.eks. 24/7 telefon, fysisk oppmøte innen X timer)
• beskriv hva som kun er «veiledning på telefon»
• beskriv kostnadsmodell (fast beredskapsavgift + timepris ved utrykning)

7. Rapportering, dokumentasjon og eierskap til data

7.1. Minimumsinnhold i servicerapport

Definer kravene én gang, og gjenbruk for alle bygg:

• Dato, bygg, kontaktperson
• Hvilke enheter som er kontrollert (ID/serienummer)
• Utfylte sjekklister (vedlegg 2)
• Målte nøkkelverdier (temperaturer, trykk, strøm/effekt der relevant)
• Avvik og anbefalte tiltak, med prioritet (kritisk / bør / kan vente)
• Bilder ved større avvik eller risiko

Krav om digital levering (PDF eller FDV‑system) bør stå eksplisitt i avtalen.

7.2. Eierskap til historikk og data

For å unngå låsning til leverandør ved senere leverandørbytte:

«All historikk, servicerapporter og måledata som produseres under denne avtalen, skal være tilgjengelig for kunde i digitalt format. Kunde har rett til å brukerkopiere og videreføre disse til ny leverandør ved avtalens opphør.»

8. Ansvarsdeling og forutsetninger hos kunde

8.1. Hva leverandøren kan forvente av dere

Lista under gir et ryddig grunnlag for diskusjon om «forgjeves oppmøte» og lignende:

• fri adkomst til innedeler og utedeler på avtalt tidspunkt
• nødvendige nøkler/adgangskort og kontaktperson på stedet
• ryddet område rundt utedeler (ikke parkering, snølagring eller utstyrslagring)
• oppdatert anleggsliste når enheter byttes/kommer til

Avtal også hvordan manglende klargjøring faktureres (f.eks. redusert sats for forgjeves oppmøte).

8.2. Skille mellom service og prosjekt

Skriv eksplisitt:

• hva som regnes som «løpende vedlikehold»
• hva som utløser prosjektløp (tilbud, bestilling, egen tidslinje)

Eksempel:

«Tiltak som krever komponentkostnad over X kroner eks. mva., eller estimert arbeidstid over Y timer per tiltak, klassifiseres som prosjekt og skal godkjennes særskilt av kunde før igangsetting.»

9. Endringer, indeksregulering og oppsigelse

9.1. Prisjustering

Vanlig praksis er å indeksregulere årlig med referanse til CPI/byggekostnadsindeks. Definer:

• hvilken indeks som brukes
• når på året reguleringen gjennomføres
• maksimum/«tak» per år (valgfritt)

9.2. Varighet og oppsigelse

Hold det enkelt, men tydelig:

• kontraktslengde (f.eks. 2–3 år)
• gjensidig oppsigelsesfrist (f.eks. 3–6 måneder)
• mulighet for å si opp enkeltlokasjoner ved salg/nedleggelse

10. Sjekkliste: grunnlag du kan sende til leverandører

Bruk dette som vedlegg i forespørselen når du innhenter tilbud.

A. Om virksomheten

• Byggtyper (kontor, butikk, lager, helsebygg, borettslag osv.)
• Antall bygg og omtrentlige arealer
• Geografi (regioner, reiseavstand)

B. Anlegg og kritikalitet

• Foreløpig anleggsliste med antall ute-/innedeler per bygg
• Klassifisering A/B/C per sone
• Beskrivelse av eventuelle serverrom, kjøl/frys, tekniske rom

C. Ønsket servicenivå

• Foreslått frekvens per kategori (A/B/C)
• Krav til responstid for kritiske feil
• Ønsket innhold i servicerapport

D. Økonomi og prisstruktur

• Be om pris per år per bygg eller per enhet
• Be om timepriser dag/kveld/helg og satser for utrykning
• Be om beskrivelse av hva som inngår i fastpris, og hva som alltid faktureres ekstra

E. Dokumentasjon

• Krav til F‑gass‑sertifisering og kompetanse på aktuelle fabrikater
• Krav til digital rapportleveranse (filformat, frekvens)

Be alle leverandører svare i samme mal. Da blir pris, omfang og servicenivå sammenlignbare.

FAQ: ofte stilte spørsmål om innhold i serviceavtaler

1. Hvor detaljert bør sjekklistene i avtalen være?

Detaljerte nok til at to leverandører ikke kan tolke «årlig service» forskjellig. Konkretiser hva som gjøres på innedel, utedel, vannside og styring – punkt for punkt.

2. Må alle varmepumper inn i én og samme avtale?

Nei. Det er ofte fornuftig å dele opp i kritiske og mindre kritiske anlegg med ulik frekvens og responstid, men fortsatt innenfor samme rammeavtale og prisstruktur.

3. Hvordan sikrer vi at leverandør faktisk gjør det som står i avtalen?

Krev signert sjekkliste for hvert besøk, med måleverdier og avviksrapport. Samle dette årlig i en samlet statusrapport du går gjennom med leverandør.

4. Hva er vanlig responstid i næringsavtaler?

Typisk 2–3 virkedager for komfortanlegg og timer (samme dag) for kritiske soner, forutsatt avtalt beredskap. Nivået bør speile hvor kostbar nedetid er for dere.

5. Bør vi velge timepris eller fastpris per år?

Har dere flere enheter og ønsker forutsigbarhet, er fastpris per år (med tydelig definerte tillegg) ofte best. Har dere få enheter og lav kritikalitet, kan ren timepris være tilstrekkelig.

6. Hvordan håndterer vi utskifting og nye lokasjoner?

Avtalen bør ha en standard prosess: montør registrerer ny enhet i anleggslista, leverandør foreslår prisjustering, kunde godkjenner. Uten dette blir avtalen gradvis utdatert.