Varmepumpe‑service i næringsbygg: sjekkliste for første bestilling uten avtale

Hva denne guiden dekker (og hvem den er for)

Dette er en praktisk sjekkliste for deg som skal bestille første service på varmepumper i næringsbygg, kontorlokaler eller borettslag – uten at det finnes en serviceavtale fra før.

Her får du kun hjelp til selve bestillingen og gjennomføringen av første servicebesøk:

• hva du må ha klart før du ringer
• hva du bør kreve at inngår i besøket
• hvilke spørsmål du bør stille om pris og tid
• hvilken dokumentasjon du bør sitte igjen med
• hvordan du bruker funnene til å ta neste beslutning (avtale/ikke avtale)

For en bred gjennomgang av hvorfor service er viktig, typiske feil og kost/nytte, kan du lese mer om dette i vår hovedartikkel.

1. Forarbeid: oversikten du bør ha før du kontakter leverandør

Jo bedre oversikt du har på forhånd, jo mer presist (og ærlig) tilbud får du.

1.1 Lag en enkel anleggsliste

Noter dette i et ark/regneark per bygg:

• adresse og navn på bygg
• type anlegg per enhet:
  • luft–luft varmepumpe (vegg/tak/kanal)
  • luft–vann varmepumpe
  • væske–vann (bergvarme/jordvarme)
• antall utedeler og innedeler (per utedel)
• plassering:
  • kort beskrivelse av innedel (f.eks. "stue/åpent kontor", "møterom 3. etasje")
  • kort beskrivelse av utedel (bakgård, tak, vegg, vanskelig adkomst osv.)
• alder (cirka årstall for installasjon, hvis du vet det)
• om noen enheter er driftskritiske (serverrom, butikk, helse, lager med varekrav)

Dette trenger ikke være perfekt, men det gir leverandøren et realistisk bilde.

1.2 Beskriv dagens situasjon kort

Samle 3–5 setninger du kan lese opp/send med:

• hvordan anleggene brukes (kun varme, varme + kjøling, sesongbruk)
• eventuelle problemer:
  • støy
  • dårlig effekt
  • ising rundt utedel
  • misfornøyde brukere (trekk, for varmt/kaldt)
• om det er tatt service før (ja/nei/ukjent)

Dette gjør det enklere for teknikeren å prioritere riktig under besøket.

2. Når du innhenter tilbud: konkrete spørsmål å stille

Det første servicebesøket bør ikke bli en «black box». Still disse spørsmålene – og be om skriftlig svar.

2.1 Om innholdet i selve servicebesøket

Be leverandøren beskrive hva som konkret gjøres på hver type anlegg. Spør for eksempel:

• Hva gjør dere på innedelen (rengjøring, sjekker, målinger)?
• Hva gjør dere på utedelen (rengjøring, kontroll av stativ/brakett, drenering)?
• Måler dere temperatur differanse (inn/ut) og vurderer effekt?
• Sjekker dere kondensavløp og eventuell varmekabel ved utedel?
• Kontrollerer dere elektriske koblinger (visuelt + ettertrekk der det er relevant)?
• For luft–vann/væske–vann:
  • kontrollerer dere systemtrykk, ekspansjonskar og sikkerhetsventiler?
  • renser dere siler/filtre i vannkretsen?
  • ser dere på varmekurve og eventuelt justerer?

Poenget er å få alt dette beskrevet på forhånd, ikke først i etterkant.

2.2 Om tid, omfang og tilgjengelighet

• Hvor lang tid anslår dere at første servicebesøk vil ta?
• Hvor mange teknikere kommer?
• Trenger dere lift/stillas, eller holder det med stige?
• Hva trenger dere at vi har klargjort (adgang, rydding, parkering)?

Dette gir deg et realistisk bilde av praktisk gjennomføring.

2.3 Om pris og eventuelle tillegg

Be om strukturert prisinformasjon, f.eks.:

• fastpris for første servicebesøk i bygget (inkl. reise og arbeid) – og hvor mange enheter det dekker
• timepris hvis det tar lengre tid enn estimert
• satser for eventuelle tillegg:
  • liftleie
  • deler som byttes der og da
  • ekstra feilsøking utover normal service

Be eksplisitt om at alt arbeid utover avtalt innhold og tid skal avklares med deg før det utføres.

3. Slik prioriterer du innholdet i første servicebesøk

Har du mange varmepumper, får du ikke nødvendigvis «alt på én dag». Prioriter smart.

3.1 Start med kritiske og mest brukte anlegg

Ranger anleggene i tre grupper:

1. Kritiske anlegg (driftskritiske soner)
2. Tunge brukssoner (åpent kontorlandskap, butikk, fellesarealer)
3. Sekundærsoner (møterom som sjelden brukes, lager osv.)

Be leverandøren om å:

• ta kritiske soner og tyngst brukte enheter først
• gjøre minst en overflatisk kontroll på resten (synlig skade, lyd, ising, drenering) for å avdekke åpenbare risikoer

3.2 Fokuser på tre ting i første runde

For et førstegangsbesøk i næringsbygg er dette viktigst:

1. Sikkerhet og risiko
   • varmegang, løse koblinger, skadde kabler
   • dårlig eller fraværende kondenshåndtering ved utedel (ising, fall, varmekabel)
2. Stabil drift og inneklima
   • rengjøring av innedeler
   • grunnleggende funksjonstest i varme og eventuelt kjøling
3. Status og anbefalinger
   • hvilke anlegg som bør få hyppigere oppfølging
   • hvilke anlegg som nærmer seg slutten av levetid

Resten kan tas inn i en plan for videre arbeid.

4. Sjekkliste til teknikeren på oppmøtedagen

Gi teknikeren en kort, skriftlig sjekkliste når han/hun møter – og be om at den følges.

4.1 Praktiske punkter før start

Be teknikeren bekrefte at de:

• har full oversikt over hvilke enheter som skal tas denne dagen
• har forstått prioriteringsrekkefølgen (kritiske soner først)
• har alt nødvendig utstyr for å nå utedelene (stige/lift)

4.2 Minimumspunkter per enhet (luft–luft)

Be om at disse punktene minst dekkes per enhet:

• innedel:
  • rengjøring av filter, lameller og vifte
  • rengjøring/kontroll av kondensbrett og drenering
  • enkel funksjonstest i varme og eventuelt kjøl
• utedel:
  • fjerning av løv, skitt og is rundt enheten
  • visuell sjekk av lameller og vifte
  • sjekk av stativ/brakett og vibrasjonsdempere
  • sjekk av kondensavløp (fall, slange, eventuell varmekabel)

4.3 Minimumspunkter for luft–vann og væske–vann

• kontroll av systemtrykk og ekspansjonskar
• rens av siler/filtre i vannkretsen
• funksjonstest mot vannbåren varme
• vurdering av varmekurve/settpunkter (ikke full optimalisering, men grov sjekk)

Alt utover dette (større reparasjoner, komponentbytter) bør tas som egen bestilling etter at du har sett rapporten.

5. Hvilken dokumentasjon du bør kreve etter besøket

Første servicebesøk uten avtale er en god anledning til å få startdata du kan bruke videre.

5.1 Minstekrav til servicerapport

Be om en rapport per bygg som inneholder:

• dato og navn på tekniker
• hvilke enheter som er tatt (ID/serienummer hvis mulig)
• hvilke sjekkpunkter som er gjennomført (gjerne avkrysset sjekkliste)
• eventuelle måleverdier:
  • temperatur inn/ut luft (luft–luft)
  • tur/retur-temperatur og trykk (luft–vann/væske–vann)
• avvik og anbefalte tiltak, med tydelig prioritet:
  • kritisk (bør tas umiddelbart)
  • bør (innen 3–12 måneder)
  • kan vente (ved neste service eller ved oppgradering)

Be om rapporten som PDF på e‑post og lagre den sammen med øvrig FDV-dokumentasjon.

5.2 Kort muntlig gjennomgang

Avslutt besøket med 10–15 minutters gjennomgang:

• Hvilke anlegg er i generelt god stand?
• Hvilke anlegg gir høyest risiko (feil, ising, støy, slitasje)?
• Hvilke 1–3 tiltak vil gi størst effekt på kort sikt?
• Bør vi vurdere serviceavtale – og i så fall med hvilke enheter og frekvens?

Det gir deg nok grunnlag til å ta en nøktern beslutning videre.

6. Hva du gjør etter første servicebesøk

Når rapporten er på plass, har du tre hovedoppgaver.

6.1 Sorter anbefalingene i tre lister

Lag tre enkle prioriteringslister med utgangspunkt i rapporten:

1. Må gjøres nå (sikkerhet og driftsrisiko)
2. Bør inn i budsjett i år (effektivitet, komfort, levetid)
3. Kan tas ved oppgradering/bytte (gamle enheter, kosmetikk)

Spør tekniker/leverandør om grove prisrammer på de viktigste punktene.

6.2 Vurder om du faktisk trenger serviceavtale

Etter første besøk ser du:

• hvor mange enheter du har
• hvilken tilstand de er i
• hvor avhengig dere er av stabil drift

For noen er det nok å fortsette med enkeltstående servicebesøk etter behov. For andre er det mer naturlig å gå videre til en strukturert serviceavtale – spesielt hvis dere har mange anlegg, høy brukstid eller kritiske rom.

6.3 Oppdater intern dokumentasjon

• legg servicerapporten inn i FDV-/driftssystemet
• oppdater intern anleggsliste med eventuelle korrigeringer (modell, plassering, alder)
• noter neste ønskede servicevindu (måned/kvartal)

Dette gjør neste runde enklere – uansett leverandør.

7. Kort sjekkliste (oppsummering)

Bruk denne som rask kontroll før, under og etter første servicebestilling.

Før du bestiller

• Har vi en enkel anleggsliste (type, antall, plassering, alder)?
• Vet vi hvilke soner som er driftskritiske?
• Har vi definert hva vi minst vil ha gjort i første besøket?

Når du innhenter tilbud

• Har vi beskrevet situasjonen skriftlig til leverandøren?
• Har vi fått skriftlig beskrivelse av innholdet i servicebesøket?
• Har vi oversikt over pris, tillegg og timepriser?

På selve servicedagen

• Vet teknikeren hvilke anlegg som er viktigst?
• Er adkomst, nøkler og parkering ordnet?
• Har vi bedt om rask oppsummering før de går?

Etter besøket

• Har vi fått servicerapport med sjekkliste og måleverdier?
• Har vi prioritert anbefalte tiltak (nå / i år / senere)?
• Har vi tatt stilling til om vi trenger en fast serviceavtale eller ikke?

FAQ: Første gang du bestiller varmepumpe‑service i næringsbygg

Hvor mye bør vi forvente å få gjort på ett første servicebesøk?

Det avhenger av antall enheter, tilgjengelighet og hvor dårlig tilstanden er. Typisk får du full gjennomgang av et moderat antall enheter, pluss en rask visuell kontroll av resten. Avklar dette på forhånd med leverandøren.

Må alle varmepumper tas samtidig ved første service?

Ikke nødvendigvis. Det er ofte smartere å ta en delmengde (kritiske og mest brukte) først, få statusbilde og så planlegge neste runde basert på funn.

Hva om teknikeren finner feil som krever større reparasjoner?

Be om at:

• feil loggføres i rapporten
• du får et separat, skriftlig tilbud på utbedring
• det ikke utføres større arbeid samme dag uten at du har godkjent pris

Hvordan vet jeg om leverandøren faktisk har gjort jobben skikkelig?

Se etter:

• konkret sjekkliste med avkryssete punkter
• måleverdier (ikke bare «OK»/«ikke OK»)
• logiske og forståelige anbefalinger, prioritert etter risiko og økonomi

Når bør vi gå videre til en fast serviceavtale?

Typisk når:

• dere har mange anlegg eller flere bygg
• driftsstans har høy kost (serverrom, butikk, helsebygg)
• dere ønsker dokumentasjon for internkontroll, FDV, HMS eller ESG

Da kan du ta utgangspunkt i funnene fra første besøk og bygge en avtale rundt det.