Varmepumpe-service for bedrifter: slik regner du hjem energibesparelse og lønnsomhet

Hva denne guiden hjelper deg med

Dette er en ren kalkyleguide for varmepumpe-service i næringsbygg, kontorer og borettslag.

Her får du kun:

• enkle regnemodeller for energibesparelse og kost/nytte av service
• hvordan du setter opp forutsetninger som tåler spørsmål fra økonomi
• maler du kan bruke i budsjetter, styresaker og tilbudssammenligning

Selve innholdet i en service, tekniske detaljer og generelle vedlikeholdsråd er dekket i hovedartikkelen – der kan du lese mer om dette i vår hovedartikkel.

1. Hvilke spørsmål du må kunne svare på internt

Før du begynner å regne, avklar hva ledelse/styre egentlig vil vite. Typisk:

1. Hvor mye strøm kan vi realistisk spare per år med systematisk varmepumpe-service?
2. Hva koster service per år – inkludert skjulte kostnader som akuttutrykninger og havarier i dag?
3. Tilbakebetalingstid: Hvor mange år tar det før investeringen i serviceprogrammet har betalt seg?
4. Risikoreduserende effekt: Hvor mye reduserer vi sannsynlighet/konsekvens av driftsstans?

Denne guiden fokuserer på punkt 1–3, men legger inn noen konkrete grep for å synliggjøre risiko også.

2. Datagrunnlaget du trenger før du regner

Samle dette per bygg eller anleggstype (kontor, butikk, lager, borettslag):

1. Strømforbruk

   • totalt kWh/år
   • grovt anslag på hvor stor andel som går til oppvarming/kjøling (f.eks. fra energimerking eller tidligere analyser)

2. Tekniske fakta om varmepumpene

   • type: luft–luft, luft–vann, væske–vann
   • alder (år)
   • om de er kritiske for drift (serverrom, butikk, helsebygg)

3. Dagens kostnader knyttet til varmepumpene

   • årlige servicekostnader (hvis dere allerede gjør noe)
   • gjennomsnittlig kostnad til feil og havari siste 3–5 år (arbeid + deler + akutt-rigg)
   • anslått tap ved driftsstans (timer × kostnad per time)

4. Forventet strømpris

   • velg én realistisk pris for de neste 3–5 årene (f.eks. budsjettpris per kWh)

Poenget er ikke å ha perfekte tall – men å ha sporbare antagelser som kan justeres senere.

3. Grunnmodell for energibesparelse

Det finnes ingen universalfasit for hvor mye service sparer. Men du kan lage en konservativ modell som er enkel å forklare.

3.1. Tre scenarier for virkningsgrad

Definer tre nivåer for hvordan varmepumpene faktisk presterer gjennom året:

• Scenario A – Godt vedlikeholdt
  – Filtre rene, varmevekslere rene, god drenering, årlig/annenhver-års service.
  – Antar at varmepumpene leverer full forventet virkningsgrad.

• Scenario B – Moderat vedlikehold
  – Egen rengjøring, uregelmessig service, noe skittne lameller, små avvik.
  – Antar f.eks. 5–10 % høyere energibruk enn optimalt.

• Scenario C – Dårlig vedlikehold
  – Filtre sjelden renset, isproblemer, støy, flere feil.
  – Antar f.eks. 15–25 % høyere energibruk enn optimalt.

Velg hvilke scenarier som beskriver dagens situasjon og hva dere sikter mot med et strukturert serviceprogram.

Vurder å være konservativ: bruk heller 5–10 % forskjell enn 20–30 % hvis du ikke har egne målinger.

3.2. Formelen

Bruk denne enkle modellen per bygg:

Årlig energibruk til varme/kjøling (kWh) × prosentvis forbedring × strømpris (kr/kWh)
= årlig spart kr

Eksempel (kun prinsipp):

• Årlig energibruk til varme/kjøling: 150 000 kWh
• Realistisk forbedring ved å gå fra «dårlig» til «godt vedlikeholdt»: 10 %
• Strømpris: 1,50 kr/kWh

150 000 kWh × 0,10 × 1,50 kr = 22 500 kr spart/år

Poenget er å ha én justerbar prosentverdi som dere kan diskutere og endre.

4. Modell for total kost/nytte av service

Service er ikke bare én faktura. For å vurdere lønnsomhet bør du ta med tre poster:

1. Planlagt servicekostnad (S)
   – avtalt årlig pris for serviceprogrammet (inkl. reise, standard arbeid, rapport).

2. Besparelse i energikostnad (E)
   – beregnet som i seksjon 3.

3. Redusert feil-/havarikostnad (F)
   – historisk årlig snitt på uforutsette feil
   – minus et forsiktig anslag på hva dette blir med systematisk service.

4.1. Slik setter du opp feil-/havariposten (F)

1. Finn gjennomsnittlig årlig kostnad for varmepumpe-feil de siste 3–5 årene.
2. Vurder hvor stor andel som realistisk kunne vært unngått eller redusert med bedre oppfølging (f.eks. tidlig oppdaget lekkasje, unngått is-havarier, mindre akuttarbeid).

Eksempel (prinsipp):

• Historisk: 60 000 kr/år i akuttutrykninger, deler og ekstraarbeid.
• Grovt anslag: 30–40 % kunne vært unngått med strukturert service.

F = 60 000 kr × 0,35 ≈ 21 000 kr/år i «potensiell» besparelse

4.2. Netto årlig effekt (N)

Sett det sammen:

N = (E + F) – S

Der:

• E = årlig spart energi (kr)
• F = årlig redusert feil-/havarikostnad (kr)
• S = årlig servicekostnad (kr)

Hvis N er positiv, har du en ren årlig nettogevinst. Hvis N er svakt negativ, kan det fortsatt være fornuftig – spesielt hvis risikoen for kritiske driftsstans reduseres.

4.3. Tilbakebetalingstid

Hvis dere går fra ingen strukturert service til f.eks. en 3-årig avtale, kan du regne en enkel tilbakebetalingstid slik:

Investering (sum service over valgt horisont) / (E + F) per år

Eller mer praktisk:

• Se på N (netto årlig effekt).
• Del samlet servicekostnad første år på N for å få «tilbakebetalingsår».

Husk at varmepumpe-service typisk gir årlig, repeterende effekt; det ligner mer på en driftsoptimalisering enn et engangstiltak.

5. Hvordan håndtere usikkerhet i kalkylen

Det er bedre å legge frem et konservativt, dokumentert anslag enn en glossy powerpoint med urealistiske tall.

5.1. Vis et intervall – ikke ett tall

Eksempel:

• Lavt anslag: 5 % energiforbedring + 20 % reduksjon i feil
• Høyt anslag: 10 % energiforbedring + 40 % reduksjon i feil

Presenter begge:

N(lav)  = (E(5 %) + F(20 %)) – S
N(høy) = (E(10 %) + F(40 %)) – S

Da ser ledelsen spennet og kan vurdere risikoen.

5.2. Kvalifiserte antagelser

Skriv eksplisitt inn i notatet:

• hvilken strømpris som er brukt
• hvilke prosentsatser som er valgt for energiforbedring og feilreduksjon
• at tallene skal justeres når dere får 1–2 års drift med strukturert service og faktiske data.

6. Samspill med serviceavtale og innkjøp

Når du har en kost/nytte-modell, kan du bruke den aktivt i dialog med leverandører og innkjøp.

6.1. Be leverandør synliggjøre egen effekt

Når du henter inn tilbud på serviceavtale, be om at de kommenterer:

• hvilke konkrete punkter i deres opplegg som påvirker energibruken mest
  (f.eks. rensing av varmevekslere, trykk-/temperatursjekk, optimalisering av settpunkter)
• hvordan de vil måle effekt over tid
  (f.eks. før/etter-målinger på utvalgte anlegg eller trenddata fra SD-anlegg)

Da kan du løfte dialogen fra «pris per innedel» til «faktisk levert verdi».

6.2. Bruk kalkylen inn i serviceavtalen

I en avtaleprosess kan du legge inn krav som støtter kalkylen:

• årlig statusrapport med oversikt over anbefalte energitiltak knyttet til varmepumpene
• enkel energi-analyse for utvalgte bygg (f.eks. 1–2 nøkkeltall per år)
• krav om at servicerapportene kvitterer av for punkter som direkte påvirker virkningsgrad (rens, trykk, temperaturdifferanser, kondens/ising)

7. Slik presenterer du regnestykket til styre/ledelse

Strukturer beslutningsnotatet slik at det kan leses på 5–10 minutter.

1. Bakgrunn
   – Kort om antall anlegg, bruk (varme/kjøling), og observert utfordring (støy, klager, feil, strømbruk).

2. Mål
   – Redusere årlige energikostnader til varme/kjøling.
   – Redusere uforutsette feil og akuttutrykninger.
   – Øke forutsigbarhet i drift og budsjett.

3. Kalkyle (kortversjon)
   – Årlig energibruk til varme/kjøling: X kWh
   – Forbedring (konservativt): Y %
   – Forventet strømpris: Z kr/kWh
   – Årlig energibesparelse: E kr
   – Redusert feil/havari (basert på historikk): F kr
   – Årlig servicekostnad (tilbud): S kr
   – Netto effekt N = (E + F – S) kr/år

4. Intervall og usikkerhet
   – Vise N(lav) og N(høy) med ulike antagelser.

5. Anbefaling
   – Foreslå avtaletype (varighet, leverandør, omfang) basert på tallene.

6. Oppfølging
   – Hvordan dere vil måle faktisk effekt de neste 1–2 årene og justere opplegget.

8. Eksempeloppsett du kan lime inn i Excel

Under er et enkelt rutenett du kan kopiere til Excel/Sheets og fylle ut per bygg.

INNDATA
- Bygg:
- Type (kontor/butikk/borettslag osv.):
- Årlig totalforbruk (kWh):
- Andel til varme/kjøling (%):
- Strømpris (kr/kWh):
- Historisk årlig feil-/havarikost (kr):

ANTAKELSER
- Forbedring energibruk ved strukturert service (%):
- Reduksjon feil-/havarikost (%):
- Årlig servicekostnad (kr):

BEREGNING
1) Energi til varme/kjøling (kWh) = totalforbruk × andel
2) Årlig energibesparelse (kr) = (1) × forbedring × strømpris
3) Årlig reduksjon feilkost (kr) = historisk feilkost × reduksjon
4) Netto effekt (kr/år) = (2) + (3) – servicekostnad
5) Tilbakebetaling (år) = servicekostnad / ((2) + (3))

Tilpass ved å legge inn lavt og høyt scenario som egne kolonner.

9. Når tallene ikke alene gir svaret

I noen situasjoner vil N (netto effekt) være svak – eller til og med negativ – selv med realistiske antagelser. Da må du løfte inn ikke-kvantifiserte faktorer:

• Regelverk og garanti
  – enkelte anlegg krever dokumentert service for at garanti/forsikring skal gjelde.

• Omdømme og brukertilfredshet
  – færre klager på komfort i kontorbygg, butikker og fellesarealer.

• Risiko for driftsstans
  – særlig i bygg der temperatur er forretningskritisk.

Dokumenter disse separat, men vær tydelig på hva som er tallfestet og hva som er kvalitativ vurdering.

10. FAQ – vanlige spørsmål når du setter opp kalkyle for varmepumpe-service

Hvor høy prosent bør jeg bruke for energiforbedring?

Bruk et konservativt intervall (f.eks. 5–10 %) med tydelig merking, med mindre dere har egne målinger som viser annet. Legg frem både lavt og høyt scenario.

Hvordan håndterer jeg varierende strømpriser?

Bruk en budsjettpris eller et glidende snitt (f.eks. forventet pris over 3 år). Du kan også vise følsomhet: regn med både lav og høy pris for å se spenn i effekten.

Hva hvis vi allerede har noe service i dag?

Da er gevinsten knyttet til gapet mellom dagens praksis og det nye programmet. Juster antagelsene ned (for eksempel 5 % i stedet for 10 % energiforbedring).

Hvordan kan jeg dokumentere effekt i etterkant?

• Velg ut 1–2 representative bygg.
• Logg energibruk til varme/kjøling før og etter innføring av strukturert service, justert for temperatur (grad-dager) så langt det lar seg gjøre.
• Sammenlign også feil-/havarikostnader over 2–3 år.

Bør jeg ta med levetidsforlengelse i regnestykket?

Du kan nevne det som et pluss, men det er vanskelig å tallfeste seriøst uten gode data. Hold det som en kvalitativ faktor med eksempler på unngåtte havarier, heller enn å presse det inn i en usikker kroneverdi.